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微信、QQ等軟件能否作為企業會議工具?

來源:投影時代 更新日期:2019-07-09 作者:pjtime資訊組

    縱觀時代發展我們會發現,人類大部分的突破性發明都是為了提高工作效率,拉近人與人之間的距離,當然這其中也包括了由電話會議變革而成的視頻會議系統。

    在這個時下大熱的企業必備高效辦公神器面前,有人提出了疑問:微信和QQ都屬于如今人手必備的免費即時通訊軟件,企業又何必耗費額外開支去購買視頻會議,能不能直接用微信或者QQ開會?答案當然是可以的。如你所愿,這樣確實可以不花費一分一毫開會,偶爾一兩次使用也確實方便快捷,但長期使用你會發現,免費的背后同樣也存在諸多限制。

    首先,微信和QQ的保密程度對于一些保密性較強的會議是遠遠不夠的,畢竟這些都只是為了方便社交而研發的軟件,賬號是可以被廣泛搜索,密碼也容易被一些不法分子破解。而視頻會議系統則是由后臺管理員專門分配賬號。除非賬戶擁有者主動告知對方,否則是無法輕易被獲取的。同時視頻會議系統能夠定時安排會議時間,并一鍵短信通知邀請參會人員,被通知的人員也只能通過邀請者提供的唯一會議ID和密碼加入會議,避免不想干人員進入會議。

    其次,視頻會議可以設置主講人身份、主顯示畫面,以及參會人員的視頻、語音功能,讓會議過程暢通無阻,避免會議由于參會者各執意見而產生降低會議效率的問題出現。同時視頻會議系統不僅具有開會功能,還具有直播功能,無限滿足企業內部直播培訓需求。

    第三,視頻會議系統的研發是為了給某個組織、企業的職員間提供相互溝通協作的平臺,它與其他即時通訊軟件存在著本質的區別,所以視頻會議系統在功能上更傾向于加強團隊協作能力。為了將視頻會議協作功能推向極致,視頻會議方案服務提供商一般建議用戶在使用視頻會議系統時搭配智能會議平板使用,以提高會議辦公效率。

    事實上,智能會議平板的功能遠比我們想象中的要強大許多。一個智能會議平板相當于一個視頻終端+共享白板+觸控電腦三個設備,使用者可以將平板作為視頻終端使用,大屏顯示、樂享極致。同時它也可作為共享白板使用,無論是手機或者電腦都可通過無線投屏器將所顯示頁面、文檔投放到平板上供參會者觀看,使用者也可隨意在平板上方手寫標注重點。另外,它同樣可以作為觸控電腦使用,不僅可以直接登錄網址、下載軟件,還可以實現觸控屏與電腦雙向控制。

    正如某些廣告所言,視頻會議能夠讓使用者們就算分布在世界各地,也能像面對面一樣無障礙交流,給你一個專屬的會議室。這不是在吹噓,而是名副其實的描述。

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